Autorizovaná konverze dokumentů

Autorizovaná konverze znamená úplné převedení dokumentu v listinné podobě do elektronické podoby nebo úplné převedení elektronického dokumentu do dokumentu v listinné podobě. Dokument, který provedením konverze vznikl, má stejné právní účinky jako dosud používaná ověřená kopie. Konverzí se rovněž nepotvrzuje správnost a pravdivost údajů obsažených ve vstupu a jejich soulad s právními předpisy.

Ověřovací doložka každé provedené konverze se ukládá do centrálního úložiště ověřovacích doložek.

Konverze z listinné do elektronické podoby - zákazník přinese listinu, kterou chce konvertovat, zvolí formu výstupu – CD/DVD nebo možnost zaslání do tzv. Úschovny, tedy do úložiště konvertovaných dokumentů, kde si jej nejpozději do 3 dnů vyzvedne. Úhrada nosiče CD/DVD je provedena v rámci úhrady poplatku za konverzi. Výstupem konverze bude dokument v elektronické podobě ve formátu PDF verze 1.7 a vyšší.

Konverze z elektronické do listinné podoby - elektronický dokument, který chce zákazník konvertovat, je možné přinést na CD/DVD nebo vložit do Úschovny (datového úložiště) ručně či posláním z datové schránky zákazníka. V tomto případě s sebou zákazník přinese potvrzení o vložení dokumentu do datového úložiště pro potřeby konverze, které obsahuje jeho jednoznačnou identifikaci. Vstupní elektronický dokument musí být ve formátu PDF verze 1.3 a vyšší.

Dále se autorizovaná konverze dělí podle funkce a to na autorizovanou konverzi na žádost a autorizovanou konverzi z moci úřední.

Autorizovaná konverze na žádost

Autorizovaná konverze na žádost slouží pro širokou veřejnost ke konvertování nejrůznějších dokumentů. Autorizovanou konverzi na žádost provádějí všechna kontaktní místa veřejné správy – Czech POINT. Pro tyto potřeby bylo v systému Czech POINT vytvořeno formulářové rozhraní, pomocí něhož provádí obsluha kontaktního místa autorizovanou konverzi. Formulář krok po kroku vede pracovníka celým procesem konvertování a to od skenování dokumentu (konverze z listinné do elektronické podoby), kontroly, vytvoření ověřovací doložky až po samotné uložení v Centrální evidenci ověřovacích doložek provedených konverzí.

Autorizovaná konverze z moci úřední

Autorizovaná konverze z moci úřední (KzMÚ) slouží pro vnitřní potřebu úřadu. Zajišťuje převedení dokumentu z listinné podoby do elektronické a naopak, tentokráte dokumentů ve vlastnictví úřadu. Konverzi z moci úřední mohou provádět pouze orgány veřejné moci.

Pro účely konverze z moci úřední bylo v systému Czech POINT vytvořeno nové rozhraní, které se nazývá CzechPOINT@office. CzechPOINT@office je prostředí sloužící pro potřeby úřadu. Obsahuje v sobě formulářové rozhraní pro autorizovanou konverzi z moci úřední, výpis nebo opis z Rejstříku trestů, přístup k údajům v základních registrech a další agendy.

Kontaktní místa veřejné správy mají automaticky zřízen i přístup do CzechPOINT@office, roli do tohoto prostředí jim nastaví administrátor. NEMUSÍ TEDY VYPLŇOVAT ŽÁDNÝ FORMULÁŘ.

Subjekty, které jsou oprávněny vstupovat do Czech POINT a CzechPOINT@office, mají možnost zažádat o přístup vyplněním formuláře umístěného v sekci Pro kontaktní místa - Zřiďte si Czech POINT.

Zkouška zaměstnance provádějícího autorizovanou konverzi na žádost

Zákon č. 300/2008 Sb. požaduje prokázání odborné způsobilosti k provádění autorizované konverze dokumentů na žádost pouze po příslušných zaměstnancích Hospodářské komory České republiky, držitele poštovní licence a osoby, které byla udělena autorizace k výkonu působnosti kontaktního místa veřejné správy. V případě pracovníků v ostatních kontaktních místech veřejné správy (Czech POINT), kteří budou autorizovanou konverzi dokumentů na žádost provádět - zaměstnanců státu, zaměstnanců územních samosprávných celků či notářů - zákon prokázání této způsobilosti nepožaduje a nečiní tak ani jiný právní předpis.

Popis bezpečnostních prvků v konvertovaném dokumentu

Při konvertování dokumentů je nutné identifikovat a zaznamenat bezpečnostní prvky, kterými se dokument před převedením vyznačoval. Sledují se následující znaky.

Plastický text:

Zpracování textu je provedeno jednak standardním textovým editorem, jednak u části textu zapsané v témže dokumentu pomocí funkce WordArt, kdy zpracování bylo provedeno s využitím 3D operací, nebo na kterých byl text nebo jeho část zpracován mechanickým způsobem tak, že dosahuje trojrozměrné hodnoty. Grafické zpracování formou "plastického textu" se rovněž může týkat dokumentů v listinné podobě, které byly opatřeny trojrozměrným otiskem plastického razítka (mechanické prolisování nejčastěji papírového nosiče dokumentu). Z uvedených skutečností je zřejmé, že se nemusí vždy jednak o tradiční trojrozměrný text ve smyslu jeho hmatově trojrozměrně vnímatelného zobrazení, ale rovněž o trojrozměrný text ve smyslu jeho digitálního zpracování, tedy o trojrozměrnost vizuální (virtuální), který je však vnitřní součástí zpracování dokumentu jako jeho charakteristika.

Vodoznak:

Vodoznak je zajišťovacím prvkem dokumentu sloužícím jednak k jeho ochraně proti pozměňování (ochrana integrity dokumentu), jednak k ochraně práv jeho autora.

Jedná se o grafickou techniku vkládání dodatečných informací do dokumentů v analogové nebo v digitální podobě (obrázek, písmo, animace apod.). Rozlišujeme "viditelný vodoznak", kdy je do dokumentu, resp. jeho hmotného nosiče (listina) vložena viditelná značka tak, aby ji bylo obtížné odstranit. U digitálních dokumentů může být vložen rovněž "skrytý vodoznak" (autentizační bitový vzor), a to jako steganografická aplikace. Skrytý vodoznak je okem nevnímatelný, jeho přítomnost lze zjistit algoritmicky.

Reliéfní tisk:

Je grafickým zpracováním hmotného nosiče, kdy tisk (písmo, obraz, znaky apod.) vzniká vytlačováním matrice do tohoto hmotného nosiče, a to zpravidla s využitím tepla a tlaku.

Embossing:

Obdobná metoda jako u reliéfního tisku ("slepý embossing"), přičemž může být rovněž spojena s použitím barvy. Technologicky může být tato metoda rovněž spojena s použitím fólie (lepicí fólie). V praxi se může jednat rovněž o úpravu etikety, do které je speciálním nástrojem plasticky vytlačen do materiálu určený motiv (např. logo).

Suchá pečeť:

Reliéfní ražba (razítko), sloužící jako zajišťovací prvek proti padělání nebo pozměňování dokumentu, a to jako trojrozměrný prvek sloužící k nekopírovatelné identifikaci dokumentů na základě svého trojrozměrného efektu, který je zřejmý z "lícové" i "rubové" strany dokumentu.

Reliéfní ražba:

Je obdobou suché pečeti.

Optický variabilní prvek:

Optický variabilní prvek je zajišťující prvek, zvyšující bezpečnost dokumentu proti jeho padělání nebo pozměňování, bránící jeho barevnému kopírování. Může se jednat například o průhledné holografické laminační fólie zvyšující stabilitu optických vlastností dokumentu v průběhu jeho životního cyklu.

Zákon č. 300/2008 Sb. také jasně definuje, které dokumenty se nesmějí konvertovat.

Jsou to především dokumenty, jejichž jedinečnost nelze konverzí nahradit:

občanský průkaz, cestovní doklad, zbrojní průkaz, řidičský průkaz, vojenská knížka, služební průkaz, průkaz o povolení k pobytu cizince, rybářský lístek, lovecký lístek nebo jiný průkaz, vkladní knížka, šek, směnka nebo jiný cenný papír, los, sázenka, geometrický plán, rysy a technické kresby.

Rozsáhlá konverze dokumentů

Rozsáhlá konverze dokumentů je pojem, který se používá pro autorizovanou konverzi dokumentu, který má 150 stran a více. Provedení konverze takového dokumentu vyžaduje čas a prostor. Z tohoto důvodu se provádí pouze na specializovaných pracovištích, která jsou pro tyto potřeby vybavena.

V případě zájmu o provedení rozsáhlé konverze vám doporučujeme nejprve kontaktovat vybrané pracoviště Czech POINT a ověřit si, zda jeho provozní možnosti takovou konverzi dovolí. Případně můžete využít specializované pracoviště České pošty, které přijímá dokumenty ke konverzi formou doručené zásilky. Pokyny, jak objednat rozsáhlou konverzi u České pošty, naleznete na webových stránkách České pošty, kde je umístěn i objednávkový formulář.